12/02/19

נוהל מינוי ועבודת ועדות היגוי/שיפוט של מל”ג/ות”ת

בישיבתה ביום ז’ באדר א’ תשע”ט (12.2.2019), החליטה המל”ג לקבוע נוהל מינוי ועבודה של ועדות היגוי/שיפוט של מל”ג/ות”ת. הנוהל מופיע בנספח מספר 3.

 

נספחים להחלטה 769/13

נוהל מינוי ועבודת ועדות היגוי/שיפוט של מל”ג/ות”ת

א. רקע
ות”ת ומל”ג מקימות מפעם לפעם ועדות היגוי/ליווי/שיפוט אד הוק לשם טיפול ומעקב בתכניות עליהן החליטו ות”ת/מל”ג (כל סוגי הועדות הללו יקראו להלן “הוועדה”).
תפקידה של הוועדה הינו לדון בהיבטים המקצועיים של הנושא לשמו הוקמה ותפקידה נקבע בהחלטה הספציפית על הקמתה.
ועדות היגוי/ליווי – דנות ככלל, בהיבטים רוחביים העולים מתוך ההחלטות ונחוצים לשם אסדרה (רגולציה) של הנושא שלשמו הוקמה הוועדה ולגבש המלצות למל”ג/ות”ת.
ועדות שיפוט – בוחנות ככלל, הצעות שהוגשו במסגרת קול קורא שהוציאו ות”ת/מל”ג.
ב. מינוי והרכב
1. אישור הרכב וחתימה על כתב מינוי
הרכב הוועדה יובא לאישור ות”ת ו/או מל”ג לפי העניין. על כתב המינוי יחתמו סגן יו”ר המל”ג ו/או יו”ר הוות”ת לפי הענין. כאשר מדובר בוועדה משותפת של ות”ת ומל”ג, יובא ההרכב לאישור ות”ת ומל”ג ועל כתב המינוי יחתמו במשותף יו”ר הוות”ת וסגן יו”ר המל”ג3 .
2. הרכב הוועדה
• חברי הוועדה ויושב ראש הוועדה יומלצו ע”י סגן יו”ר מל”ג ויו”ר ות”ת. ככל הניתן יומלצו חברים מתוך מאגר המומחים שאישרה המועצה.
• הרכב הוועדה ישקף את המומחיות בנושא לשמו הוקמה הוועדה, תוך שמירה על האיזונים כדלקמן:
א. התאמה, כישורים וניסיון רלוונטיים לתחום פעילות הוועדה.
ב. גיוון, ככל הניתן, לסוגי המוסדות השונים להשכלה גבוהה.
ג. גיוון, ככל הניתן, לתתי-הדיסציפלינה העיקריים בליבת התחום הנידון והמומחיות הדרושה
בתחום.
ד. ייצוג מגדרי ומגזרי ככל שניתן.
ה. זמינות.
ו. גיוון פרסונלי: מספר הפעמים שאותו מומחה שימש כחבר ועדה/סוקר וכו’ בוועדות
מל”ג/ות”ת.
• בוועדה תהיה נציגות לחברי מל”ג וות”ת, כאשר ככלל, בכל ועדה יכהנו לפחות חבר ות”ת אחד ו/או חבר מל”ג אחד (לפי העניין).
• ככלל, שאלת חברותו של נציג סטודנטים בוועדת היגוי תהא בהתאם לנושא בו תעסוק הוועדה (לשם הדוגמא אין מדובר בוועדות כגון: קוונטום או מינוי פרופסורים).
• ככלל, נציגי הסטודנטים שימונו לוועדות יהיו סטודנטים בפועל, שיש להם זיקה לתחום בו עוסקת הוועדה, ואשר יומלצו ע”י התאחדות הסטודנטים והסטודנטיות הארצית.
3. גודל הוועדה
ועדת היגוי/שיפוט תכלול לא פחות מחמישה חברים (לרבות יו”ר הוועדה). הקוורום לקיום דיון ולקבלת החלטות יהיה מחצית חברי הוועדה ולא יפחת משלושה.
4. ריכוז עבודת הוועדה
עבודת הוועדה תרוכז ע”י מינהל ות”ת-מל”ג, ותלווה בייעוץ המשפטי של ות”ת-מל”ג (לפי צורך).
5. מניעת חשש לניגוד עניינים
5.1. מגבלות על כהונת נושאי תפקידים בוועדות
בעלי התפקידים המפורטים להלן ובעלי תפקידים בגופים אשר מהותית ממלאים תפקידים דומים יהיו מנועים מלכהן בוועדות. להלן פירוט בעלי התפקידים:
א. חבר הוועד הפועל, חבר הוועד המנהל, חבר הדירקטוריון, חבר הוועדה המתמדת, חבר וועדת הקבע וחבר בגופים אחרים בעלי תפקידים דומים;
ב. נשיא, סגן נשיא, משנה לנשיא, מנכ”ל, רקטור;
ג. דיקן פקולטה וסגנו, דיקן סטודנטים, מנהל בית ספר, ראש בית ספר, למעט בית ספר שהינו חלק מפקולטה ומעמדו כשל חוג במוסד;
ד. בעלי תפקידים ניהוליים הכפופים ישירות למנכ”ל כמו ראש אגף כספים.
ה. למרות האמור לעיל, במקרים חריגים, ובלבד שנבחנה האפשרות למינוי חברים בהתאם לאמור לעיל, ולאחר אישור היועצת המשפטית של המועצה, ניתן למנות כחבר ועדה בעל תפקיד כמצוין בסעיפים ג’ ו- ד’ לעיל בהתקיים כל התנאים שלהלן:
1. החברות בוועדה מתבססת הן על מומחיותו של החבר והן על ניסיונו מתוקף תפקידו במוסד להשכלה גבוהה;
2. הוועדה עוסקת בנושאים רוחביים בלבד ואינה ממליצה בעניינו של מוסד להשכלה גבוהה ספציפי זה או אחר;
3. החברים האחרים בוועדה באים ממגוון רחב דיו של מוסדות להשכלה גבוהה אחרים.
5.2. חתימה על התחייבות להימנע מניגוד עניינים ושמירה על סודיות
• חברי הוועדה לא יצביעו בנושאים הנוגעים למוסד להשכלה גבוהה בו הם מועסקים ולא ישתתפו בדיונים הנוגעים למועמדים או למוסד להשכלה גבוהה בו הם מועסקים.
• חברי ועדה יחתמו על התחייבות להימנע מניגוד עניינים ושמירה על סודיות, לרבות הימנעותם מטיפול בתכניות/בקשות/ מיזמים וכד’ אשר נידונו/נבדקו/הומלצו בוועדה, זאת לתקופה של שנה מיום סיום פעילות הוועדה.
6. תקופת הכהונה בוועדת היגוי
• חברי הוועדות והיו”רים ימונו לתקופות שלא תעלה על שלוש שנים עם אפשרות הארכה לשנתיים נוספות בלבד.
• שינוי בהרכב ועדת היגוי, ייעשה באופן מדורג ככל הניתן, תוך שמירה על האיזונים הנדרשים.
ג. סדרי עבודת הוועדות
1. הוועדה תפעל בהתאם לכתב המינוי שלה.
2. לכל ועדה יהיה תקנון בהתאם לתקנון המצ”ב. בנוסף, התקנון יכלול הגדרה ברורה לגבי תפקיד הוועדה, התכנית/מדיניות שהוועדה הוקמה כדי ליישמה, למי מיועדת התוכנית (אוכלוסיית המטרה), תנאי התכנית (לרבות גובה המלגה ומספר המלגות (בתכניות מלגות), אופן התקצוב וכיו”ב, הקריטריונים ואמות המידה לבחירת הזוכים, נהלי העבודה של הוועדות, לרבות לוחות זמנים מוגדרים להוצאת קול קורא ולבחירת הזוכים וכדומה. נושאים אלה, כמו גם סמכויות הוועדה, ייקבעו ע”י מל”ג/ות”ת לפי העניין. יתאפשר שינוי בתקנון באישור ות”ת-מל”ג.
3. התקנונים יפרטו את הנושאים אליהם מתבקשת הוועדה להתייחס, סוג ההמלצות/ההחלטות שהיא מתבקשת לגבש, לוחות זמנים, ועוד.
4. הוועדה רשאית להקים תת ועדות/צוותים מבין חבריה אשר ימליצו לה בטיפול בנושא מוגדר, שיפוט וכו’, והכל בהתאם לתקנון הוועדה ובלבד שהוועדה היא הגורם המכריע.
5. חברי הוועדה לא יקיימו קשר ישיר עם מוסדות/סגל/סטודנטים/גורמים אחרים בנושא בהם הם עוסקים שלא באמצעות מרכז/ת הוועדה.
6. חברי הוועדה יימנעו ממסירת מידע אודות דיוני הוועדה, לרבות מסירת מסמכים, פרוטוקולים, החלטות ועוד ויחתמו על הסדר מתאים; המידע יימסר באמצעות מנהל המועצה להשכלה גבוהה בלבד.
7. ישיבות הוועדות והחלטותיהן יתועדו בפרוטוקול מסודר שיכלול את עיקרי הדברים שעלו בדיון וההחלטות, ויאושר ע”י יו”ר הוועדה.

8. החלטות הוועדה תתקבלנה בהצבעה ברוב קולות של החברים הנוכחים בישיבה והמשתתפים בהצבעה (המצביעים בעד או נגד), ובלבד שמספר התומכים שרוב הנוכחים תומכים בה בהחלטה לא פחת מ- 2 (תנאים מצטברים).
9. יושב הראש רשאי לאשר לפי נוהל שיקבע המנכ”ל, כי חלק מהחברים יוכלו להשתתף בדיון כולו או חלקו, באמצעות שימוש באמצעי התקשרות ובלבד שכל חברי הוועדה המשתתפים יוכלו לשמוע זה את זה בו-בזמן, וזאת במקרים בהם תתקיים להנחת דעתו של המנכ”ל היתכנות “טכנית” לכך.
10. החלטות הוועדה תהיינה מנומקות ומבוססות ותפרטנה (כאשר מדובר בוועדות שיפוט למשל), בין היתר, את מידת עמידת המועמדים/המוסדות בקריטריונים.
11. תוקף ההחלטות של הוועדה יוגדר ע”י הגוף הממנה ויופיע בתקנון הוועדה, בו ייקבע האם ההחלטות הינן סופיות או מהוות המלצות לוות”ת/מל”ג.
_______________________________

תקנון מצוי לוועדת היגוי/שיפוט

1. כללי
רקע על התכנית/מדיניות הרלוונטית והצורך במינוי ועדה – בהתאם להחלטת ות”ת/מל”ג לפי העניין.
2. מטרות ותפקידי הועדה
בהתאם להחלטת ות”ת/מל”ג לפי העניין.
3. הרכב וועדת ההיגוי
• חברי הוועדה ויושב ראש הוועדה יומלצו ע”י סגן יו”ר מל”ג ויו”ר ות”ת. ככל הניתן יומלצו חברים מתוך מאגר המומחים שאישרה המועצה.
• הרכב הוועדה ישקף את המומחיות בנושא לשמו הוקמה הוועדה, תוך שמירה על האיזונים כדלקמן:
א. התאמה, כישורים וניסיון רלוונטיים לתחום פעילות הוועדה.
ב. גיוון, ככל הניתן, לסוגי המוסדות השונים להשכלה גבוהה.
ג. גיוון, ככל הניתן, לתתי-הדיסציפלינה העיקריים בליבת התחום הנידון והמומחיות הדרושה
בתחום.
ד. ייצוג מגדרי ומגזרי ככל שניתן.
ה. זמינות.
ו. גיוון פרסונלי: מספר הפעמים שאותו מומחה שימש כחבר ועדה/סוקר וכו’ בוועדות
מל”ג/ות”ת.
• בוועדה תהיה נציגות לחברי מל”ג וות”ת, כאשר ככלל, בכל ועדה יכהנו לפחות חבר ות”ת אחד ו/או חבר מל”ג אחד (לפי העניין).
• ככלל, שאלת חברותו של נציג סטודנטים בוועדת היגוי תהא בהתאם לנושא בו תעסוק הוועדה (לשם הדוגמא אין מדובר בוועדות כגון: קוונטום או מינוי פרופסורים).
• ככלל, נציגי הסטודנטים שימונו לוועדות יהיו סטודנטים בפועל, שיש להם זיקה לתחום בו עוסקת הוועדה, ואשר יומלצו ע”י התאחדות הסטודנטים והסטודנטיות הארצית.
4. גודל הוועדה
ועדת היגוי/שיפוט תכלול לא פחות מחמישה חברים (לרבות יו”ר הוועדה). הקוורום לקיום דיון ולקבלת החלטות יהיה מחצית חברי הוועדה ולא יפחת משלושה.
5. ריכוז עבודת הוועדה
• עבודת הוועדה תרוכז ע”י מינהל ות”ת-מל”ג, ותלווה בייעוץ המשפטי של ות”ת-מל”ג (לפי צורך).
• אל דיוני הוועדה יוכלו להצטרף נציגים נוספים של מנהל מל”ג/ות”ת לפי העניין והצורך או מוזמנים אחרים לפי החלטת יו”ר הוועדה.
4. תקופת כהונה
א. חברי הוועדה והיו”ר ימונו לתקופה של עד 3 (שלוש) שנים עם אפשרות הארכה לשנתיים נוספות.
ב. כהונתו של נציג ות”ת או נציג מל”ג בוועדה תלויה בתקופת חברותו בות”ת או במל”ג, כך שתקופת כהונתו בוועדה תסתיים במועד סיום כהונתו במל”ג או בות”ת (לפי העניין).
ג. החלפת החברים תיעשה ככל הניתן בצורה מדורגת.
5. סדרי עבודה
א. הוועדה תתכנס בהתאם לנדרש במועד שיקבע ע”י יו”ר הוועדה.
ב. סדר יום הישיבה ייקבע ע”י יו”ר הוועדה בהתייעצות עם הצוות המקצועי במל”ג המרכז את עבודת הוועדה.
ג. סדר היום וכל החומר הנוגע לדיון יופצו לכל חברי הוועדה 7 ימים לפחות לפני מועד הישיבה.
ד. חבר הוועדה יוכל לבקש להעלות הצעה לנושא לסדר היום, בפנייה ליו”ר 7 ימים לפחות לפני המועד שנקבע לישיבה.
ה. קוורום לקיום ישיבת ועדת ההיגוי יהיה נוכחות של לפחות מחצית מהחברים בוועדה ובכל מקרה לא פחות משלושה חברים וביניהם יושב הראש; במקרים חריגים בהם נבצר מיושב ראש הוועדה להשתתף בישיבת הוועדה, לרבות במקרים של חשש לניגוד עניינים, ימלא אחד החברים האחרים את מקומו, ובלבד שלא יהיה בכך כדי לגרוע מהקוורום המינימלי הנדרש לקיום ישיבה לפי סעיף זה.
ו. החלטות הוועדה תהיינה מנומקות ומבוססות.
ז. ותתקבלנה בהצבעה ברוב קולות של החברים הנוכחים בישיבה והמשתתפים בהצבעה (המצביעים בעד או נגד) ובלבד שמספר התומכים בהחלטה לא פחת מ- 2.
ח. יושב הראש רשאי לאשר לפי נוהל שיקבע המנכ”ל, כי חלק מהחברים יוכלו להשתתף בדיון כולו או חלקו, באמצעות שימוש באמצעי התקשרות, ובלבד שכל חברי הוועדה המשתתפים יוכלו לשמוע זה את זה בו-בזמן, וזאת במקרים בהם תתקיים להנחת דעתו של המנכ”ל היתכנות “טכנית” לכך.
ט. ישיבות הוועדות והחלטותיהן יתועדו בפרוטוקול מסודר שיאושר ע”י יו”ר הוועדה ויכלול את עיקרי הדברים שנאמרו בישיבה ואת ההחלטות.
י. הוועדה תדווח למל”ג ולות”ת על פעילותה באופן שוטף ולפחות פעם בשנה.
6. מניעת חשש לניגוד עניינים
מגבלות על כהונת נושאי תפקידים בוועדות
בעלי התפקידים המפורטים להלן ובעלי תפקידים בגופים אשר מהותית ממלאים תפקידים דומים יהיו מנועים מלכהן בוועדות. להלן פירוט בעלי התפקידים:
א. חבר הוועד הפועל, חבר הוועד המנהל, חבר הדירקטוריון, חבר הוועדה המתמדת, חבר וועדת הקבע וחבר בגופים אחרים בעלי תפקידים דומים;
ב. נשיא, סגן נשיא, משנה לנשיא, מנכ”ל, רקטור;
ג. דיקן פקולטה וסגנו, דיקן סטודנטים, מנהל בית ספר, ראש בית ספר, למעט בית ספר שהינו חלק
מפקולטה ומעמדו כשל חוג במוסד;
ד. בעלי תפקידים ניהוליים הכפופים ישירות למנכ”ל כמו ראש אגף כספים.
למרות האמור לעיל, במקרים חריגים, ובלבד שנבחנה האפשרות למינוי חברים בהתאם לאמור
לעיל, ולאחר אישור היועצת המשפטית של המועצה, ניתן למנות כחבר ועדה בעל תפקיד כאמור
בסעיפים ג’ ו- ד’ לעיל בהתקיים כל התנאים שלהלן:
1. החברות בוועדה מתבססת הן על מומחיותו של החבר והן על ניסיונו מתוקף תפקידו במוסד להשכלה גבוהה;
2. הוועדה עוסקת בנושאים רוחביים בלבד ואינה ממליצה בעניינו של מוסד להשכלה גבוהה ספציפי זה או אחר;
3. החברים האחרים בוועדה באים ממגוון רחב דיו של מוסדות להשכלה גבוהה אחרים.
חתימה על התחייבות להימנע מניגוד עניינים
א. חברי הוועדה לא יצביעו בנושאים הנוגעים למוסד להשכלה גבוהה בו הם מועסקים ולא ישתתפו בדיונים הנוגעים למועמדים או למוסד להשכלה גבוהה בו הם מועסקים. חברי הוועדה ימנעו מכל פעולה שיש בה חשש לניגוד עניינים בין מילוי תפקידם בוועדה לבין מילוי תפקידיהם האחרים, או לבין ענייניהם האישיים וימנעו מטיפול במסגרת תפקידם בוועדה בנושאים שבהם מעורבים גורמים אשר נמצאים עימם בקשר אישי או עסקי; בסעיף זה –
“עניין אישי” – לרבות עניין אישי של קרובו או עניין של גוף שהחבר או קרובו מנהלים או עובדים בתפקיד ניהולי בו, או עניין של גוף שיש לכל אחד מהם חלק בהון המניות שלו, בזכות לקבל רווחים, בזכות למנות מנהל או בזכות הצבעה;
“קרוב” – בן זוג, הורה, בן, בת ובני זוגם, אח או אחות וילדיהם, גיס, גיסה, דוד, דודה, חותן, חותנת, חם, חמות, חתן, כלה, נכד או נכדה, לרבות חורג או מאומץ, וכן אדם אחר הסמוך על שולחנו של חבר.
ב. חברי הוועדה שהינם חברי סגל במוסד להשכלה גבוהה ימנעו מטיפול ולא ישתתפו בדיון ובהצבעה בנושאים הנוגעים למוסדות להשכלה גבוהה בהם הם מועסקים או פועלים או לסטודנטים או סגל בהם. חברי הוועדה יחתמו על התחייבות להימנע מניגוד עניינים לרבות התחייבות להימנע לאחר סיום תפקידם בוועדה מטיפול בתכניות/בקשות וכד’ אשר עסקו בהם בוועדה לתקופה של שנה מיום סיום עבודת הוועדה.
7. שמירה על סודיות
א. חברי הוועדה לא יקיימו קשר ישיר עם מוסדות/סגל/סטודנטים/גורמים אחרים בנושא בהם הם עוסקים שלא באמצעות מרכז/ת הוועדה.
ב. חברי הוועדה ימנעו ממסירת מידע אודות דיוני הוועדה, לרבות מסירת מסמכים, פרוטוקולים, החלטות ועוד, ויחתמו על הסדר מתאים; המידע יימסר באמצעות מינהל המועצה להשכלה גבוהה בלבד.

 

ניתן יהיה לקבוע גמול לחברי וועדות, כולם או חלקם, במסגרת נוהל פנימי שיקבע המנכ”ל