14/02/17

נוהל לייעול תהליכי הגשת בקשות לפתיחת תוכניות לימודים חדשות ובדיקתן – החלטת מל"ג מיום 14.2.2017

בישיבתה ביום י"ח בשבט תשע"ז (14.2.2017) דנה המועצה להשכלה גבוהה בהמלצת ועדת המשנה העליונה להסמכה, הכרה ורישוי בדבר ההצעה לנוהל לייעול תהליכי הגשת בקשות לפתיחת תוכניות לימודים חדשות ובדיקתן.  המועצה מביעה שביעות רצון ותמיכה מלאה בהצעה לייעול תהליך הגשת בקשות לפתיחת תוכניות לימודים חדשות.

1. כללי:

א. יוגדלו מספר מועדי ההגשה של תוכניות לימודים חדשות מ-2 מועדים בשנה כפי שנהוג כיום ל-4 מועדים: מרץ, יוני, ספטמבר ודצמבר.

ב. הנחיות להגשת תוכניות: ההנחיות להגשת בקשות לפתיחת תוכניות לימודים חדשות של מל"ג-ות"ת יעודכנו ויפורסמו באתר האינטרנט של המל"ג, לרבות כל הטפסים. הגשת הבקשות תיעשה הן בכתב והן בדרך אלקטרונית ובמייל[1].

ג. אתר האינטרנט החדש של המל"ג שיגביר את השקיפות, הנגישות והיעילות יעודכן באופן שוטף ומפורט.

ד. תוקם מערכת ממוחשבת חכמה לניהול תהליכי הבדיקה של בקשות המוגשות לאגף האקדמי.

2. תהליך לבדיקת בקשה לפתיחת תוכנית לימודים חדשה:

א. הגשת התוכנית (משך זמן: עד 6 שבועות)

תהליך רישום בקשה שתגיע למל"ג יתבצע ע"י האגף האקדמי של מל"ג, ככל הניתן תוך פרק זמן של עד 6 שבועות, ובכפוף לקבלת מלוא החומר הנדרש, ויכלול:

1. בדיקה האם הוגשו כל המסמכים כנדרש והאם הבקשה תואמת את ההנחיות להגשת הבקשה, הדרישות ותנאי הסף לקיום תוכנית לימודים חדשה, כולל תשלום אגרה.

2. בקשה שתמצא מלאה, תואמת את ההנחיות, ונכללה במסגרת התכנון הרב שנתי שאושר למוסד והוגשה בזמן - המוסד יקבל הודעה שהבקשה נרשמה והיא מועברת לבדיקה. רק בקשה שתכלול את כל המידע והמסמכים הנדרשים ותחשב כבקשה מלאה, תירשם ויחל הטיפול בה בהתאם לפרוצדורות שלהלן.

3. בקשה שלא תמצא תואמת להנחיות מל"ג, או לא אושרה במסגרת התכנון הרב שנתי שאושר למוסד או הייתה חסרה במסמכים מסוימים - תוחזר למבקש עם ריכוז ההערות הרלוונטיות והמלצה לביטול הבקשה. מוסד שיודיע על ביטול הבקשה כאמור, בתוך 3 חודשים מיום הגשתה, יקבל החזר על האגרה ששילם. מוסד כאמור, יוכל להגיש בקשה חדשה מתוקנת בהתאם, רק במועד ההגשה הבא.

ב. מינוי סוקרים/ועדה מקצועית לבדיקת הבקשה (משך זמן למינוי: עד חודש)

מינוי סוקרים/ועדה מקצועית לבדיקת הבקשה יהיה בהתאם לנוהל גיוס חברים לוועדות בדיקה מקצועיות/סוקרים שקבעה המל"ג בהחלטתה מיום 9.8.2016.

ג. עבודת הסוקרים/הוועדות לבדיקת הבקשה

1) עבודת הסוקרים (משך זמן: 4 חודשים)

א. הסוקרים יידרשו להגיש המלצתם בתוך 4 חודשים לעניין בקשות לפתיחת תוכניות חדשות.

ב. הסוקרים יתבקשו להימנע מתהליך אקטיבי של הצעות לשינוי התוכנית המבוקשת ובנייתה מחדש, ויתייחסו לחומר שהוגש כפי שהוא. במידה וסוקר ירצה לבקר במוסד- יתאפשר לו.

ג. הסוקרים יעבירו את הערותיהם למוסד פעם אחת. המוסד יוכל להגיב או לתקן את הבקשה תוך יישום ההערות שניתנו בתוך פרק הזמן שהוקצב לו לשם כך ע"י הסוקרים. אם יהיה צורך בהארכת פרק הזמן לעבודת הסוקרים -  תועבר הבקשה ליו"ר ועדת המשנה התחומית הרלוונטית אשר יוכל לאשר הארכה על-פי שיקול דעתו.

ד. אם מגיש הבקשה לא ישיב לבקשות ולשאלות הסוקרים בתוך לוחות הזמנים אשר נקבעו על-ידם, ואשר יאפשרו להם לסיים את עבודתם במסגרת הזמן כמפורט לעיל, תובא המלצת הסוקרים ללא התייחסות המוסד להחלטה בבקשה.

2) עבודת הוועדה המקצועית (משך זמן: 6 חודשים)

א. ועדה מקצועית תידרש להגיש המלצתה בתוך 6 חודשים לעניין בקשות לפתיחת תוכניות חדשות.

ב. הוועדה תתבקש להימנע מתהליך אקטיבי של הצעות לשינוי התוכנית המבוקשת ובנייתה מחדש, ותתייחס לחומר שהוגש כפי שהוא.

ג. הוועדה תקיים עד שני דיונים (כולל התכתבויות) עם מגיש הבקשה לעניין שינויים והתאמות בתוכנית המוגשת.

ד. הוועדה תקיים ביקור אחד אצל מגיש הבקשה, באופן שיוחלט על ידה.

ה. דרך עבודת הוועדה המקצועית:

1) מתוך מטרה לייעל את תהליך הבדיקה ולקצר את פרק הזמן, הבקשה תועבר לוועדה באמצעות המייל להתרשמותה הראשונית.

2) במקביל יקבע מועד לביקור הוועדה במוסד על מנת להתרשם באופן בלתי אמצעי מטיב התוכנית וכן כדי לזרז את התהליך ולאפשר קבלת הבהרות ומענה לשאלות בזמן אמת.

3) לאחר/בסמוך לביקור תעביר הוועדה מכתב מסכם לתגובת המוסד. הוועדות יעבירו את הערותיהן למוסד פעם אחת.

4) המוסד יוכל להגיב ולתקן את הבקשה תוך יישום ההערות שניתנו בתוך פרק הזמן שהוקצב לו לשם כך ע"י הוועדה.

5) הוועדה המקצועית תשקול לקיים דיון נוסף (פנימי/עם המוסד), על פי הצורך.

6) אם יהיה צורך בהארכת פרק הזמן לעבודת הוועדה המקצועית - תועבר הבקשה ליו"ר ועדת המשנה התחומית הרלוונטית אשר יוכל לאשר הארכה על-פי שיקול דעתו.

ו. אם מגיש הבקשה לא ייענה לבקשות ולשאלות הוועדה בתוך לוחות הזמנים אשר נקבעו על-ידה, ואשר יאפשרו לה לסיים את עבודתה במסגרת הזמן כמפורט לעיל, תובא המלצת הוועדה ללא התייחסות המוסד ולהחלטה בבקשה.

ד. המלצות סוקר/סוקרים/חברי וועדה:

1. המלצת הועדה/הסוקרים תועבר למוסד.

2. מוסד יוכל - בתוך שבועיים- להעביר התייחסותו להמלצה המסכמת וזו תועבר להתייחסות הועדה/הסוקרים.

ה. בדיקות נוספות לצורך אישור פתיחת התוכנית (משך זמן: עד חודשיים)

המלצת הועדה/סוקרים, תשובת המוסד והתייחסות הועדה/הסוקרים תובאנה לבדיקת אגפי ות"ת ודיון בות"ת.

תהליך בדיקה והחלטה אם לאשר פתיחת התוכנית מרגע הגשת המלצה ע"י הסוקרים/וועדה, יתבצע בדרך כלל עד 3 חודשים. נושאים הכרוכים בבדיקה של גורם שלישי נוסף (כגון משרד ממשלתי וכו'), עלולים לדרוש זמן ממושך יותר.

1. תהליכי בדיקה פנימיים של אגפי ות"ת ודיון בות"ת:

הצוות המקצועי יגיש חוו"ד (משפטית/תקציבית/שכר ותנאי העסקה), בקשר לתוכנית לימודים בתוך פרק זמן שיאפשר עמידה בלוחות הזמנים לעיל. ייקבע תהליך כדי לאפשר עמידה בלו"ז.

2. דיון בוועדת המשנה התחומית/מל"ג וקבלת החלטה:

המלצת הוועדה/הסוקרים תובא - לאחר השלמת בדיקת אגפי ות"ת הרלוונטיים ודיון והחלטה בות"ת - לדיון בוועדת המשנה התחומית הרלוונטית, אשר תבצע את בדיקותיה על פי החלטתה, ואח"כ לדיון במל"ג.

ו. תוקפו של הנוהל הוא לשנה והוא ייבדק מחדש לאחר הפעלתו.

ככלל, סיום תהליך בדיקת פתיחת תוכנית לימודים חדשה לקראת מתן אישור לפתיחתה, לא יעלה על  12 חודשים מרגע רישום הבקשה במל"ג.

יובהר, כי לצד מחויבותה של מל"ג לקיים את התהליך בעתו, חובת המוסדות היא לעמוד בדרישות התהליך הן מבחינת הגשה מלאה של הבקשות והחומרים הנלווים והן מבחינת לוחות הזמנים הנלווים לתהליך בכל אחד משלביו השונים.

 

[1] החל מתאריך 1.1.2020 יש להגיש את הבקשות הרלוונטיות באמצעות מערכת "אריסטו".